Covid-19 : le ministère du Travail étoffe son questions-réponses

PARIS, 23 avril 2020 – Indemnisation des frais liés au télétravail, liberté de circulation des représentants du personnel, activité des services de santé au travail… le questions-réponses mis en ligne par le ministère du Travail est désormais organisé par thèmes. Sa dernière actualisation date du 21 avril.

L’épidémie de Covid-19, la crise sanitaire en découlant et les mesures d’urgence prises par le gouvernement sont une source inépuisable d’interrogations, notamment pour le monde du travail. C’est pourquoi le ministère du Travail met à jour régulièrement une foire aux questions, sur son site. Au 21 avril 2020, les dernières actualisations portent notamment sur le remboursement par l’employeur des frais des télétravailleurs, la liberté de circulation des représentants du personnel, l’avis du médecin du travail sur l’aptitude au poste d’un salarié, les modalités d’exercice de leur activité par les services de santé au travail ou encore l’évaluation des risques professionnels à la fin du confinement.

Remboursement par l’employeur des frais découlant du télétravail

« Dans le contexte de crise sanitaire actuel […] il y a lieu de considérer que l’employeur est tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail, destinée à rembourser au salarié les frais découlant du télétravail », considère le ministère du Travail. L’employeur ayant une obligation de prise en charge des frais professionnels. Toutefois, précise le ministère, « au regard de la difficulté à identifier et circonscrire les dépenses incombant à l’activité professionnelle de celles relevant de la vie personnelle, l’employeur a intérêt à privilégier une somme forfaitaire qui sera de nature à simplifier sa gestion ».

Selon l’Urssaf, une telle allocation forfaitaire est « réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine […] 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine… ». Si le montant versé par l’employeur dépasse ces limites, l’exonération peut « être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié ».

Liberté de circulation des représentants du personnel

« En situation d’état d’urgence sanitaire, au regard de leurs attributions en matière de santé sécurité et condition de travail, les élus du comité social et économique, particulièrement ceux membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT), et les délégués syndicaux, doivent pouvoir continuer à exercer leurs missions à l’intérieur des entreprises dont l’activité n’est pas interrompue », avertit le ministère de Travail. Ce qui requiert « le maintien de leur liberté de circulation, reconnue d’ordre public ».

Un déplacement sur site d’un représentant du personnel « qui ne peut être différé ou est indispensable à l’exercice des missions d’élu ou de délégué syndical, est regardé comme un déplacement professionnel ». « À ce titre, l’employeur délivre le justificatif de déplacement professionnel prévu en application de l’article 3 du décret du 23 mars 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de Covid-19 », précise le ministère.

En outre, « les modalités de circulation doivent être adaptées à la situation exceptionnelle. » Selon le ministère, « ceci implique d’organiser les déplacements et les contacts avec les salariés, dans le respect des gestes barrières et des procédures mises en place dans l’entreprise, uniquement lorsque les moyens de communication à distance sont inopérants ou insuffisants ». Il ajoute que ces principes s’appliquent également lorsque le représentant du personnel est placé en activité partielle, la suspension de son contrat de travail n’entraînant pas la suspension de son mandat (CE, 13 novembre 1987, n° 68104).

Notification électronique d’un accord collectif aux syndicats

À l’issue de la procédure de signature d’un accord collectif, ce dernier doit être notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Selon le ministère, cette notification peut être effectuée par courrier électronique avec accusé de réception. Avis du médecin du travail sur l’aptitude au poste Durant la crise sanitaire, l’avis du médecin du travail concernant l’aptitude au poste d’un salarié doit toujours s’appuyer « sur une bonne connaissance du poste de travail et de l’état de santé du salarié », conformément aux dispositions du Code du travail. S’agissant du poste de travail, le médecin doit s’appuyer sur les « visites effectuées précédemment dans l’entreprise », le document unique d’évaluation des risques professionnels, la fiche d’entreprise, les informations recueillies au cours des réunions du CSE et auprès des représentants du personnel, les études postes précédemment réalisées, la discussion avec l’employeur, les propositions d’aménagement de poste transmises, etc. Si ces éléments s’avèrent insuffisants, « il est alors possible pour le médecin du travail de formaliser par écrit cette étude de poste à distance, de la dater et de la conserver dans son dossier ». S’agissant de l’état de santé du salarié, un examen médical doit être effectué. Selon le ministère, « dans certains cas, cet examen peut être réalisé à distance si le médecin estime qu’un examen clinique n’est pas nécessaire ». À l’inverse, « un examen clinique du salarié pourra se révéler indispensable » dans d’autres cas et la visite pourra alors être organisée « en présentiel, en respectant les mesures barrière ».

Suivi de l’état de santé via téléconsultation

Par ailleurs, les services de santé au travail (SST) peuvent avoir recours à la téléconsultation pour le suivi de l’état de santé des salariés, en respectant les recommandations de la Haute autorité de santé : accord du salarié, communication par vidéotransmission en temps réel, confidentialité et traçabilité des échanges. « Les services de santé au travail peuvent également avoir recours aux solutions en télésanté répertoriées sur le site du ministère de la Santé avec, pour chaque fournisseur, les fonctionnalités proposées et le niveau de sécurité garanti (https://esante. gouv. fr/actualites/solutions-teleconsultation) », indique le ministère du Travail. « Toujours par exception, il est envisageable que certaines visites, si elles ne peuvent être reportées, soient réalisées par tout autre moyen technique disponible si le médecin du travail s’est assuré que ces examens ne soulèvent pas de problèmes particuliers nécessitant un examen physique et qu’aucune solution de téléconsultation n’est disponible », est-il ajouté.

Activité partielle et télétravail dans les SST

Les SST exerçant « une mission essentielle de protection de la santé et de la sécurité des salariés », le ministère du Travail estime qu’« une demande de prise en charge au titre de l’activité partielle pour l’ensemble des personnels d’un SST n’est pas envisageable. » Seules certaines catégories de personnels pourraient être concernées, à condition de « justifier [auprès de la Direccte] que la poursuite de leur activité est absolument impossible, même après avoir déployé des mesures de réorganisation intern » (télétravail, redéploiement des équipes…). Ainsi, les SST « doivent s’organiser afin de maintenir l’activité qui permet de garantir la continuité de leurs missions ».

Toutefois, cela ne signifie pas que leurs salariés doivent forcément venir travailler dans les locaux de leurs services. En effet, ceux « pouvant assurer leurs fonctions à domicile doivent être placés en télétravail ».

Réévaluation des risques au moment du déconfinement

« Les entreprises qui reprendront leur activité à partir du 11 mai devront d’abord procéder [dans les meilleurs délais] à une réévaluation des risques en y associant leurs représentants du personnel et mettre en œuvre des mesures adaptées de prévention (prévention des contaminations, des risques psychosociaux, des risques liés à l’organisation du travail notamment en cas de forte activité, etc.) », indique le ministère du Travail. Ce dernier mettra en ligne prochainement un « guide de la reprise d’activité ». Les entreprises pourront se faire accompagner par les commissions santé, sécurité et conditions de travail.

Réalisation des audits

Concernant les audits devant être réalisés par l’employeur au cours d’un cycle de certification ou dans la perspective de son renouvellement, le ministère indique que « les certifications dont l’audit en cours de cycle doit être réalisé entre le 12 mars 2020 et le 24 juin 2020 sont prorogées de plein droit au plus tard jusqu’au 24 août 2020, soit deux mois courant à compter de la date de la cessation de l’état d’urgence sanitaire (le 24 mai) augmentée d’un mois (soit, à ce jour, le 24 juin 2020, mais cette date pourra être modifiée en fonction de l’évolution de l’état d’urgence sanitaire) », en application de l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 relative au report des échéances des délais légaux. « Il est nécessaire de distinguer selon que le fait générateur à l’origine de la non-réalisation de l’audit, entre le 12 mars 2020 et le 24 juin 2020, est imputable à l’organisme certifié ou à l’organisme certificateur », précise le ministère. Ainsi, « lorsque l’audit n’est pas réalisé du fait de l’organisme certifié (par exemple, l’entreprise réalisant des travaux ou organisme de formation fermé), il est réputé avoir été réalisé à temps, s’il est réalisé avant le 24 août 2020 ». Et « lorsque l’audit n’est pas réalisé du fait de l’organisme certificateur, ce dernier ne peut, jusqu’au 24 août 2020, suspendre ou retirer la certification au seul motif que l’audit n’a pas eu lieu. »

En revanche, ces reports ne concernent pas les audits initiaux qui doivent être réalisés avant la première certification des organismes, les entreprises ne pouvant commencer leurs activités qu’une fois la certification obtenue, avertit le ministère. Par ailleurs, selon le ministère la partie « documentaire » des audits réalisés par les organismes certifiés pour la délivrance de formations ou pour la réalisation de travaux peut être dématérialisée et réalisée à distance, si ceci est « techniquement réalisable ». Enfin, les entreprises qui doivent faire l’objet d’un audit sont invitées à planifier leurs reports avec les organismes au plus tôt, afin d’éviter une surcharge de ces derniers à l’issue de l’état d’urgence sanitaire.

Transmission du plan de démolition, de retrait ou d’encapsulage de l’amiante

Durant l’état d’urgence sanitaire, le ministère recommande à l’employeur d’envoyer à la Direccte le plan de démolition, de retrait ou d’encapsulage de l’amiante (PDRE ; C. trav., art. R. 4412-133 et s.) par lettre simple, en plus de l’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception, en raison de la perturbation de la distribution du courrier.

Pour rappel, le PDRE doit être envoyé un mois avant le démarrage des travaux et « la première présentation du courrier recommandé avec accusé de réception par le service des postes à la Direccte constitue le point de départ du délai, que le plan de retrait ait été réceptionné ou pas par les services d’inspection. »

Par ailleurs, « la situation actuelle d’urgence sanitaire ne constitue pas un sinistre au sens du deuxième alinéa de l’article R. 4412-137 du Code du travail et ne peut être invoquée par les entreprises pour bénéficier du délai réduit de huit jours accordé en cas de travaux justifiés par une situation d’urgence liée à un sinistre », avertit le ministère.

Prêt de main-d’œuvre

Le ministère rappelle que conformément au Code du travail, la mise à disposition de salariés entre deux entreprises, sauf exceptions et hors intérim, est à but non lucratif et doit donc donner lieu à un remboursement par l’entreprise utilisatrice des salaires, des cotisations et contributions sociales et des frais professionnels, sous peine d’être illicite. Toutefois, « compte tenu de la situation exceptionnelle que nous traversons avec la crise sanitaire, le gouvernement envisage de légiférer pour assouplir le recours au prêt de main-d’œuvre et permettre à titre dérogatoire, une mise à disposition à but non lucratif même en l’absence de refacturation totale des coûts du salarié », s’agissant des « sociétés à but non lucratif œuvrant dans le domaine de la santé ». Dans l’attente d’éventuels aménagements légaux, les règles précitées doivent être respectées.