Les salariés abandonnent chaque année plusieurs milliards d’euros de notes de frais à leurs employeurs

Unit4, fournisseur de  solutions de gestion  d’entreprise (ERP) pour les sociétés du secteur tertiaire, publie les résultats d’une étude internationale sur les demandes de remboursement de frais professionnels. Elle révèle que la mauvaise qualité générale des processus de demande de remboursement influe négativement sur la motivation des salariés, au point que certains finissent par ne pas réclamer le remboursement des frais qu’ils ont engagés. Ces impayés s’élèvent, à plus de 14 Mds € dans neuf pays observés de près.

 

Cette enquête a été menée en août 2015 auprès de cadres moyens et supérieurs, travaillant à temps plein et à temps partiel, et qui soumettent des demandes de remboursement de frais professionnels en France, aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni, en Espagne, aux Pays-Bas, en Allemagne, en Belgique et en Suède. Soit au total 2 000 salariés, à raison d’au moins 200 réponses par pays. Un tiers des salariés interrogés dans ces 9 pays affirme ne pas systématiquement demander le remboursement de l’ensemble des frais engagés, pour un montant annuel moyen de 212 €.

 

 

Les salariés américains sont en tête de ce classement, 17 % d’entre eux renonçant en moyenne à 347 € (390 $) par an, soit un total de plus de 8,7 Mds € (ou 9,7 Mds $) de frais non réclamés aux employeurs.
En Allemagne, ce sont 12 % des salariés qui ne réclament pas le remboursement de tous leurs frais, renonçant ainsi en moyenne à 292 € par an, pour un total de 1,3Md € que les entreprises allemandes devraient en principe rembourser.Les autres pays présentent des résultats similaires : 0,6 Md € en France, 1,3 Md au Royaume-Uni, 1 Md € au Canada, 0,5 Md €  en Espagne et aux Pays-Bas, 0,2Md € en Belgique et 0,17 Md € en Suède.

 

De nombreuses raisons sont évoquées pour ne pas demander un remboursement : montant trop faible, perte de justificatif ou encore non soumission de la demande. Un quart des employés renonce notamment à effectuer la demande de remboursement pour cause de procédure décourageante ou trop longue. Très souvent, ces obstacles influent négativement sur l’opinion qu’ont les salariés de leur entreprise, engendrant une forte démotivation ; patienter plus d’un mois entre la soumission de la demande et le remboursement des frais engagés ; dans l’ensemble toutefois, la plupart des frais sont remboursés dans un délai d’un mois. Les procédures inadaptées de demandes de remboursement de frais démotivent les salariés, les laissant parfois en situation financière délicate.

 

Cette affirmation concerne 37 % des salariés américains qui introduisent régulièrement des demandes de remboursement, mais aussi 24 % en France, 23 % en Espagne et au Royaume-Uni et 20 % au Canada. En tout, ce sont environ un quart des personnes interrogées qui éprouvent parfois des difficultés financières. En outre, 42 % des salariés américains interrogés estiment que leur employeur tire un avantage financier (à leurs dépens) des procédures de remboursement des frais. Il en va de même en Espagne (29 %), en Suède (26 %), au Royaume-Uni (25 %), en France (23 %), au Canada (21 %) et en Belgique (20 %), où entre deux et trois employés sur dix partagent ce sentiment, contre un sur dix seulement en Allemagne et aux Pays-Bas. Sur l’ensemble des salariés ayant répondu par l’affirmative à la question précédente, 28 % en moyenne considèrent que cette situation a une incidence négative sur l’opinion qu’ils portent à leur entreprise.