Avocats: la dématérialisation de bout en bout est à portée de main

Par Nathalie Chamblain, directrice marketing de Sharp Business Systems France

 

La numérisation des documents en cabinet d’avocats est une étape majeure dans le processus de dématérialisation. Alors que le mouvement d’ensemble de dématérialisation a contribué à déstabiliser les pratiques quotidiennes en cabinet dans un premier temps, désormais les systèmes multifonctions d’impression et de numérisation assurent aux avocats la maîtrise complète de leur gestion documentaire, de bout en bout.  

 
La dématérialisation des procédures en matière juridique s’est faite à marche forcée. Entre 2004 et 2011, les avocats ont eu à prendre en compte, dans leurs pratiques quotidiennes, une multitude de textes organisant à la volée  leur interconnexion avec les juridictions, au travers d’une communication électronique restée longtemps balbutiante.

 

Si l’on est aujourd’hui convaincu des bénéfices de la dématérialisation à plusieurs points de vue (économique, stratégique, écologique, collaboratif…), force est de constater que le cadre technique dans lequel le processus a été mis en place n’a pas suivi de près les évolutions réglementaires.Les avocats ont eu à gérer une quasi révolution culturelle, à laquelle tous n’étaient pas préparés et pour laquelle tous n’avaient pas réuni les moyens d’y faire face. Ce fut un bouleversement dans les habitudes d’une majorité de structures ne comptant souvent qu’un ou deux avocats

Or, la dématérialisation n’a été considérée dans les textes que par le prisme de la relation entre l’avocat et les juridictions. L’ensemble du processus amont, c’est-à-dire la création et la gestion des dossiers, la réception et la rédaction des actes et des correspondances, leur archivage, est resté à l’appréciation discrétionnaire du cabinet et très concrètement, suspendu à l’offre disponible de solutions techniques sur le marché.

 

Mais cette offre plurielle n’a pas offert aux cabinets d’avocats de solutions suffisamment interconnectées, capables de combiner harmonieusement numérisation, gestion documentaire et transmission, compliquant derechef les étapes de la dématérialisation. Ce qui a abouti à renforcer une certaine nostalgie du temps où le papier régnait en maître, une époque où tout était plus long certes, mais assurément plus maîtrisé.

 
Aujourd’hui, 6 000 cabinets d’avocats se sont équipés d’un logiciel de gestion Reste maintenant à régler l’étape fondamentale de la numérisation, celle qui aurait dû, dans la logique des choses, être intégrée au processus documentaire dès les premiers jours du mouvement de dématérialisation. Il ne sert en effet à rien de dissimuler la fracture numérique persistante en France. Combien sont encore les clients à ne pas disposer de connexion internet ? A préférer la plume à l’email ? A choisir de se déplacer car la rencontre vaut toutes les correspondances ?

 

Les avocats encore aujourd’hui, et certainement pour de longues années, reçoivent chaque jour une kyrielle de documents papier, d’origine, de nature et de typologie variées. A eux de les collecter, les assembler et les stocker. Des solutions matérielles performantes de numérisation existent désormais. Les risques de perte de document sont minimisés, l’indexation et la recherche dans la base documentaire se font en quelques clics et c’est un dossier complet, protégé et standardisé que les avocats peuvent ensuite envoyer aux parties concernées.