DSN : trois bonnes raisons de commencer dès maintenant pour éviter le risque de non-conformité

L’année 2015 a représenté un tournant décisif dans le déploiement de la déclaration sociale nominative (DSN)  et la mobilisation s’accélère très fortement en 2016. En effet, les entreprises sont désormais plus de 435 000  y sont passées, ce qui représente 13 millions de salariés sur les 16 millions de salariés du secteur privé.

 

1— Dans quatre mois, la DSN pourrait être une réalité pour les milliers d’entreprises concernées par l’obligation intermédiaire d’août 2016.

Un nouveau décret à paraître sur la DSN devrait accélérer sa mise en œuvre. Et pour cause. Il annoncerait une obligation anticipée en août 2016 et concernerait une part importante des entreprises. En effet, le seuil d’obligation serait un montant de déclarations sociales annuelles relativement bas : 50 000 € minimum de cotisations* (ce qui correspond globalement à des entreprises de plus de 5 salariés). Pour ces entreprises, l’obligation DSN ne serait donc pas établie au 1er janvier 2017, mais bien, selon ces premiers travaux préparatoires, au mois d’août 2016. Les cabinets d’expertise comptable, qui ont un rôle clé auprès de leurs clients finaux, seraient aussi impactés.

 

L’anticipation est le maître mot pour être prêt le 1er août 2016 ou le 1er janvier 2017 et éviter un « vent de panique » au sein des services de paie. En s’y prenant à l’avance, elles pourront s’assurer de la fiabilité des données afin d’éviter les erreurs qui peuvent coûter cher.

 

2— La DSN n’est pas automatique : il faut prendre le temps de se former et de faire des tests pour réussir son passage.

 Intrinsèquement liée aux processus déclaratifs, la DSN impacte l’ensemble des acteurs de l’entreprise et nécessite une transformation, ou au moins une adaptation, de la part des entreprises. Pour que ces changements soient effectifs, il y a cependant de nombreuses démarches à entreprendre comme : l’analyse des processus existants ainsi que la définition des processus cibles. L’analyse et la fiabilisation des données existantes ; la définition des activités et des rôles de chacun des acteurs ; un plan de communication et de formation internes ; la mise en place de nouveaux contrôles de présence et de cohérence des données.

 

La formation est nécessaire pour lever les incertitudes, les blocages et obstacles rencontrés, ou imaginés, par les entrepreneurs et gestionnaires de paie. Un accompagnement sur mesure est la possibilité de s’entraîner à l’outil et donc une condition essentielle pour passer à la DSN en toute sérénité et facilité. Notre expérience auprès de nos entreprises clientes pilotes montre qu’il est dans l’intérêt des entreprises d’amorcer une dynamique de tests et d’échanges avec les organismes de protection sociale et les pouvoirs publics pour être sûre de le faire correctement et de manière autonome.

 

3— Les entreprises doivent prendre du recul et faire de la DSN une opportunité pour moderniser leur SI et repenser le traitement de la paie.

 Passés les premiers efforts nécessaires (mise en place avec le partenaire, tests, réajustements…), les entreprises pilotes que nous accompagnons constatent des effets positifs sur la simplification du traitement de la paie. Si la DSN était perçue comme une contrainte pour 40 % des entreprises sondées lorsque nous les avons interrogées il y a un an, près d’un quart la considéraient comme une opportunité et mettaient en avant des attentes très précises concernant la maîtrise, de traçabilité et de sécurité de la donnée. Nous observons toujours les mêmes retours de nos clients aujourd’hui.

 

La DSN est un projet de changement de l’organisation de paie, dans le sens d’une forte optimisation globale qui permet aux gestionnaires de paie de se concentrer sur d’autres tâches à valeur ajoutée, telle que la formation ou encore la gestion des talents.

 

Par Antoine Hermet, directeur du projet DSN de Sage France